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Sept stratégies pour adapter votre supervision à distance

SEPT STRATÉGIES

pour adapter votre supervision à distance

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aviez-vous que 41 % des Canadiens souhaiteraient une offre de soins par des consultations vidéo plutôt qu'en personne (Groupe de travail sur les soins virtuels [GTSV], 2020) ? La demande de soins de santé à distance (aussi appelés soins virtuels) n'a cessé de croître au cours des dernières années, et c'est d'autant plus vrai au vu de la situation actuelle de pandémie.

Mais comment superviser un stagiaire dans un contexte de soins à distance ? En tant que superviseur, vous vous trouvez probablement face à ce problème ces temps-ci. 


Certes, ce n'est pas chose facile de maintenir une supervision aussi efficace et de bonne qualité qu'en personne, car il y a peu d'écrits et de lignes directrices guidant la supervision à distance (aussi nommée e-supervision) (Ducat et Kumar, cités dans Martin et al., 2018; Dymond et al., cités dans Petit et al., 2019; GTSV, 2020).

Cela étant dit, il existe tout de même certaines ressources qui peuvent vous venir en aide. Nous vous proposons donc sept stratégies pour adapter votre supervision au contexte à distance. 


Adaptez vos outils de supervision 

Certains outils auxquels vous avez recours lors de supervision en personne ne sont pas nécessairement adaptés lorsque vient le temps de superviser un stagiaire à distance. Vous devrez donc les modifier afin qu'ils répondent mieux à vos besoins et à ceux de votre stagiaire.


CONTRAT D'APPRENTISSAGE

N'hésitez à ajouter une section au contrat d'apprentissage afin de décrire le déroulement du stage selon ce nouveau format (par exemple : les heures de travail, les activités d'apprentissage et d'évaluation à distance, les outils technologiques à la disposition du stagiaire, etc.).  


GRILLE D'OBSERVATION (OU D'ÉVALUATION)

N'hésitez pas à créer de nouveaux critères et/ou des indicateurs dans votre grille d'observation (ou d'évaluation) lors d'une intervention (par exemple des éléments liés à la communication verbale et non verbale ou encore le professionnalisme dans un contexte de télépratique).Vous pourriez discuter de plan de caméra, de distance, de l'habillement, de l'aspect paraverbal du langage qui devrait être ajusté [intonation, débit, rythme, silence], etc.)


OUTILS UTILES

D'autres outils vous seront très utiles pour varier vos stratégies d'encadrement et faciliter la supervision de stagiaire à distance :

  • La vidéoscopie
  • Les vignettes cliniques
  • La grille d'observation du raisonnement clinique 
  • Le SNAPPS
  • La minute du superviseur
  • Le carnet de notes du superviseur
  • Le journal de bord

Familiarisez-vous avec la technologie employée pour superviser

Selon Norway et al. (cités dans Martin et al., 2018), il faut environ cinq sessions pour être à l'aise, mais aussi compétent, lors de supervision par vidéoconférence. C'est pourquoi il est préférable de vous préparer le mieux possible avant l'arrivée (virtuelle) de votre stagiaire. Pour ce faire :


Suivez des formations sur l'utilisation de la plateforme de vidéoconférence à laquelle vous aurez recours ou visionnez des tutoriels vidéo. Le fait de savoir comment l'utiliser et où obtenir de l'information supplémentaire réduira votre stress lors des rencontres avec votre stagiaire.

Assurez-vous d'avoir un pare-feu et un antivirus qui soient à jour, car c'est votre meilleure défense contre le piratage informatique (Wright et Griffiths, cités dans Martin et al., 2018). S'ils ne sont pas à jour, vous mettez à risque les informations personnelles de votre stagiaire, mais aussi des patients.

Effectuez des tests avec vos collègues, vos amis ou votre famille avant de rencontrer votre stagiaire (Klarowska, 2019). Si vous rencontrez des défaillances techniques lors d'une rencontre de supervision, cela peut causer de l'anxiété ou de la frustration chez votre stagiaire et vous, en plus de nuire à une bonne communication (Chipchase et al., Deane et al., cités dans Petit et al., 2019). Ayez à portée de main les informations de contact du soutien technique en cas de problèmes (Alliance canadienne des organismes de réglementation de la physiothérapie [ACORP], 2017; Ordre des ergothérapeutes de l'Ontario [COTO], 2017). N'oubliez pas de transmettre ces informations à votre stagiaire.

Assurez-vous aussi d'avoir une connexion Internet assez rapide. Pour observer et évaluer correctement votre stagiaire, vous aurez besoin de son et d'image de qualité. Cela vous aidera aussi à détecter les expressions faciales et le langage non verbal de votre stagiaire (Petit et al., 2019). Privilégiez le branchement filaire plutôt que le wifi.

Votre stagiaire devra également suivre ces conseils avant de rencontrer un patient (ACORP, 2017; GTSV, 2020; Klarowska, 2019).


 

Expliquez à votre stagiaire le déroulement d'une séance typique en télépratique


Une journée de travail en télépratique est bien différente d'une journée en personne. Il est donc important d'expliquer à votre stagiaire la distinction entre les deux et comment se déroulera une séance dite « typique » en télépratique. 

Avant de commencer une consultation, votre stagiaire devrait :

  • Se présenter, spécifier sa profession et son lieu de stage, puis confirmer l'identité du patient.

  • Obtenir le consentement éclairé du patient dès le début de la séance. Selon les cas, votre stagiaire peut demander un consentement pour enregistrer la rencontre ou pour vous permettre d'y assister.
    • Il doit informer le patient des risques associés à la télépratique (tels que la possibilité d'un piratage) et de ses limites (comme l'impossibilité de faire certains tests).

  • S'assurer d'avoir une autre façon de communiquer avec le patient en cas d'interruption de connexion Internet.

  • Évaluer si le patient est apte à suivre une consultation en télépratique ou s'il requiert l'assistance d'un membre de la famille.

(ACORP, 2017; COTO, 2017; Deane et al., Naffziger et Fawson, Rousmaniere et al., cités dans Petit et al., 2019; Fédération des ordres des médecins du Canada [FOMC], 2019; Gammon et al., cités dans Matin et al., 2018; GTSV, 2020; Quigley et al., 2020)


Discutez avec votre stagiaire des normes de télépratique de votre profession

 Au Canada, il existe pour certaines professions des référentiels ou des lignes directrices guidant la pratique de soins virtuels. C'est notamment le cas en médecine, en physiothérapie et en ergothérapie. Elles englobent des notions telles que l'emploi de la technologie, la confidentialité, le consentement éclairé, etc. Vous pouvez donc demander à votre stagiaire de lire ces documents et d'en discuter ensuite avec vous, si besoin est.

En revanche, la plupart des normes établies sont provinciales et, jusqu'à présent, aucun cadre national n'a été mis en place (GTSV, 2020). Il y a donc des divergences entre les provinces et territoires. Spécifiez à votre stagiaire qu'il devra respecter les normes de pratique établies dans la province ou le territoire où il réside, mais aussi celles de la province ou du territoire de résidence du patient (ACORP, 2017; COTO, 2017; FOMC, 2019).


Revoyez vos attentes envers le stagiaire en tenant compte du contexte à distance 

Peu importe le type de stage, vous devriez discuter des attentes de chacun avec votre stagiaire. C'est d'autant plus crucial lors d'un stage à distance, car le travail à domicile impose certaines limites (Cicco, Rousmaniere et al., Wearne et al., cités dans Petit et al., 2019).  

Par exemple, lorsque votre stagiaire a des enfants présents à la maison, quel sera le niveau de souplesse ? Que sera-t-il permis ? Bien évidemment, une consultation avec un patient ne peut être reportée, mais la rédaction de notes le pourrait.

Un certain niveau de souplesse est requis et des attentes claires et mises par écrit permettront d'éviter tout malentendu (Robson et Whelan, Driscoll et al., Wright et Griffiths, cités dans Martin et al., 2018). 


Communiquez fréquemment avec votre stagiaire 

Bâtir une relation de confiance avec votre stagiaire est un processus qui peut se montrer plus long lors de supervision à distance (Deane et al., cités dans Petit et al., 2019). Le manque de rencontres face à face et les difficultés de décoder le langage non verbal d'autrui nuisent à la communication, et donc, à la relation (Orr, Yozwiak et al., cités par Petit et al., 2019).

Or, l'inverse peut aussi être vrai. En effet, les échanges avec votre stagiaire peuvent s'avérer plus nombreux, plus rapides et plus simples lors de supervision à distance, et ce, grâce à la technologie lorsqu'elle est utilisée adéquatement (Hamel, Alger et Kopcha, cités dans Petit et al., 2019). Un appel vidéoconférence peut vous éviter de longs échanges par courriel (Klarowska, 2019). 


Évaluez constamment votre supervision

La supervision à distance demande beaucoup d'adaptation, de la part de votre stagiaire comme de la vôtre. Durant le stage, vous devrez vous questionner sur vos méthodes et chercher à les améliorer afin de faciliter le processus.

Pour ce faire, vous pouvez en discuter avec votre stagiaire et avoir recours à la stratégie ARRÊTER, DÉBUTER, CONTINUER (Brewer et al., 2019).

Cette technique est très rapide et efficace. Vous pouvez simplement poser les questions ci-dessous à votre stagiaire.  Vous pourrez ensuite procéder à des ajustements dans votre façon de faire.

 

Quels éléments de la supervision
votre stagiaire aimerait-il
que vous arrêtiez ?

 

Quels éléments de la rétroaction
le stagiaire aimerait-il
que vous continuiez ?
Quelles sont les nouvelles idées
que le stagiaire aimerait présenter
par rapport à la supervision ?

Conclusion

Vous êtes désormais outillés pour superviser des stagiaires à distance. Rappelez-vous que la communication avec vos stagiaires est primordiale au succès de cette démarche. Pour en apprendre davantage sur l'offre de soins virtuels, consultez le module Démystifier les services de santé à distance.


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